Volley IT 2.0

Le projet Volley IT 2.0 de Swiss Volley comprend le remplacement de l'actuel VolleyManager. Le VolleyManager est un logiciel vieux d'une vingtaine d'années qui permet notamment d'administrer les matchs des ligues nationales (LNA, LNB et 1re ligue), y compris le mode, les tableaux et les plans des matchs. En outre, neuf associations régionales utilisent actuellement le VolleyManager pour l'administration des ligues régionales. En tant que base de données des membres de Swiss Volley, le VolleyManager est également le point central pour la commande et la gestion d'environ 45 000 licences par an. L'organisation des tournois de beach volley, y compris les inscriptions, les plans des matchs et les résultats, se fait également sur cette plateforme.

Le VolleyManager avec ses applications "MyIndoor" et "MyBeach" sera modernisé grâce à la mise en œuvre du projet Volley IT 2.0 et à l'introduction du nouveau VolleyManager. Parallèlement, la convivialité d'utilisation sera accrue et les quatorze associations régionales de Swiss Volley travailleront désormais dans la même base de données. La nouveauté qui représente sans doute le plus grand changement pour les licenciés et les clubs est l'introduction de la licence électronique.

Un développement supplémentaire est que tous les membres de Swiss Volley reçoivent un accès personnel et peuvent ainsi gérer eux-mêmes leurs données de base. Vous pouvez également décider si vos données peuvent être utilisées pour certaines actions publicitaires ciblées de nos grands partenaires. Il s'agit d'un pas important dans le domaine de la protection des données - mais il faut absolument tenir compte du fait que la réalisation de projets précieux dans différents domaines tels que la relève et le sport populaire n'est possible que grâce à l'engagement de ces partenaires. 

La phase du Go-Live

La mise en œuvre du projet est sur le point d'entamer la dernière phase, celle qui fera toute la différence. En 2020 déjà, le domaine spécifique au beach volley "MyBeach" a pu être mis en service. Avec la mise en service du domaine "MyIndoor" et donc de l'ensemble du VolleyManager, les régions, les clubs et les personnes licenciées ainsi que les titulaires de fonctions doivent à présent effectuer quelques tâches. Les personnes concernées recevront dans un premier temps un e-mail les invitant à s'enregistrer ou à se connecter au nouveau VolleyManager et à contrôler leurs données personnelles. 

Quel est l'impact de l'introduction du nouveau VolleyManager sur les différents groupes cibles ?

Comme tout nouveau logiciel, le nouveau VolleyManager représentera au début un défi pour la plupart des utilisateurs. Il faut donc que chacune et chacun s'habitue peu à peu au nouveau système, avec patience et compréhension. Le changement demande du temps et beaucoup de bonne volonté. L'équipe de projet remercie toutes les personnes impliquées pour leur engagement. 

Membres / personnes licenciées

De nombreux membres de Swiss Volley connaissaient tout au plus marginalement l'ancien VolleyManager, en particulier le domaine MyIndoor. Les tâches administratives étaient prises en charge par les associations régionales et les clubs.

Désormais, chaque personne licenciée sera invitée par e-mail à s'enregistrer dans le nouveau système et à remplir tous les champs obligatoires. Ce n'est qu'ainsi que le club pourra commander une licence pour la personne concernée en août.

Les licences ne sont plus imprimées et envoyées, mais enregistrées dans le système sous forme de licences électroniques. Le jour du match, chaque personne licenciée mentionnée sur la feuille de match doit confirmer son identité en présentant une pièce d'identité officielle avec photo. Les détails de ce processus, comme par exemple la question de l'admissibilité des copies de pièces d'identité, du SwissPass, etc. sont encore en train d’être finalisées et définies sur la base du règlement de volleyball (RV). Des informations précises sur les e-licences suivront en août avant le début de la nouvelle saison.

Pour les membres, les clubs sont les premiers interlocuteurs. 

Clubs

Les clubs ont effectué de nombreuses tâches préparatoires. Ils ont vérifié les données de base dans l'ancien VolleyManager et les ont corrigées et complétées si nécessaire. Ces travaux préparatoires facilitent non seulement le travail du club lui-même, mais aussi celui de ses licenciés et licenciées dans le nouveau système.

Avec la mise en service du nouveau VolleyManager, certaines fonctions obligatoires doivent d'abord être attribuées pour pouvoir ensuite effectuer les tâches habituelles de gestion des matchs.

Pour les clubs, les associations régionales correspondantes sont les premiers interlocuteurs. 

Associations régionales

Avec Volley IT 2.0, toutes les associations régionales sont pour la première fois réunies dans un seul système. Les régions ont également effectué de nombreuses tâches préparatoires, de sorte que le nouveau Volleymanager puisse être lancé avec des données correctes. Trix Ewert (pour la Suisse alémanique) et Katja Panchaud (pour la Suisse romande et italienne) sont les deux personnes de contact qui s'occupent des associations régionales pendant le changement et qui sont à leur disposition pour répondre à leurs questions. 

Suite du programme

  • Go-Live du nouveau VolleyManager: fin mai 2022
  • Test et finalisation de domaines partiels qui ne sont pas encore nécessaires pour les tâches actuellement en cours: à partir de juin 2022
  • Communication publique concernant les licences électroniques et le début de la saison: août 2022

Questions

Que vous soyez licencié, un club ou une association régionale, le nouveau Volleymanager a beau être très intuitif, des questions vont surgir. De nombreuses réponses se trouvent dans le Confluence (Helpcenter) avec des instructions et des vidéos. 

 

Pour éviter que le projet n'échappe à tout contrôle, la direction du projet, composée du bureau et des développeurs de clicsoft gmbh, est supervisée par une surveillance de projet externe. Cette instance rapporte directement auprès de la commission de gestion. Un comité de pilotage composé de membres du comité central et de la direction a été défini au-dessus de la direction du projet.