Volley IT 2.0

Das Projekt Volley IT 2.0 von Swiss Volley umfasst die Ablösung des bisherigen VolleyManagers. Der VolleyManager ist eine inzwischen rund 20-jährige Software, auf der unter anderem der Spielbetrieb der nationalen Ligen (NLA, NLB und 1. Liga) inklusive Modus, Tabellen und Spielpläne administriert wird. Ausserdem verwenden aktuell neun Regionen den VolleyManager für die Administration der regionalen Ligen. Als Mitgliederdatenbanken von Swiss Volley ist der VolleyManager auch die zentrale Schaltstelle für die Bestellung und Verwaltung von jährlich rund 45'000 Lizenzen. Auch die Organisation der Beachvolleyballturniere inklusive Anmeldungen, Spielpläne und Resultate findet auf dieser Plattform statt.

Der VolleyManager mit seinen Anwendungen «MyIndoor» und «MyBeach» wird dank der Umsetzung des Projekts Volley IT 2.0 und der Einführung des neuen VolleyManagers modernisiert. Gleichzeitig wird die Nutzungsfreundlichkeit gesteigert und es werden neu alle vierzehn Regionalverbände von Swiss Volley in der gleichen Datenbank arbeiten. Die Neuerung, die für die Lizenzierten und Vereine wohl die grösste Veränderung darstellt, ist die Einführung der E-Lizenz.

Eine zusätzliche Weiterentwicklung ist, dass alle Mitglieder von Swiss Volley einen persönlichen Zugang erhalten und somit ihre Stammdaten selbst pflegen können. Sie können auch bestimmen, ob Ihre Daten für einzelne gezielte Werbeaktionen von unseren grossen Partnern genutzt werden dürfen. Dies ist ein wichtiger Schritt im Bereich Datenschutz – doch sollte dabei unbedingt in Betracht gezogen werden, dass die Umsetzung wertvoller Projekte in verschiedenen Bereichen wie Nachwuchs und Breitensport nur dank dem Engagement dieser Partner möglich ist. 

Die Phase des Go-Live

Die Umsetzung des Projekts steht vor Beginn der letzten, alles entscheidenden Phase. Bereits 2020 konnte der beachvolleyballspezifische Bereich «MyBeach» in Betrieb genommen werden. Mit dem Go-Live des Bereichs «MyIndoor» und somit dem gesamten VolleyManager kommen nun einige Arbeiten auf die Regionen, die Vereine und die einzelnen lizenzierten Personen sowie Funktionsträger:innen zu. Wer davon betroffen ist, erhält in einem ersten Schritt ein E-Mail, in dem sie oder er aufgefordert wird, sich im neuen VolleyManager zu registrieren oder einzuloggen und die persönlichen Daten zu kontrollieren.

Welche Auswirkungen hat die Einführung des neuen VolleyManagers auf die verschiedenen Zielgruppen?

Der neue VolleyManager ist wie jede neue Software zu Beginn für die allermeisten Anwender:innen herausfordernd. Das bedingt, dass sich alle mit Geduld und Verständnis Schritt für Schritt an das neue System gewöhnen. Die Umstellung fordert Zeit und sicher auch Nerven. Das Projektteam dankt allen involvierten Personen der ganzen Community für ihren Einsatz. 

Mitglieder / lizenzierte Personen

Vielen Mitgliedern von Swiss Volley war der alte VolleyManager, insbesondere der Bereich MyIndoor, höchstens am Rande bekannt. Die administrativen Arbeiten wurden von den Regionalverbänden und den Vereinen übernommen.

Neu wird jede lizenzierte Person im Anschluss an den Wechsel per E-Mail aufgefordert, sich im neuen System zu registrieren und alle Pflichtfelder auszufüllen. Nur so kann der Verein im August eine Lizenz für die jeweilige Person bestellen.

Die Lizenzen werden nicht mehr ausgedruckt und verschickt, sondern als E-Lizenzen im System hinterlegt. Am Spieltag selber, muss jede auf dem Matchblatt vermerkte, lizenzierte Person ihre Identität per Vorweisen eines amtlichen Ausweises mit Bild bestätigen. Die Details dieses Prozesses, wie zum Beispiel die Frage nach der Zulässigkeit von Ausweiskopien, SwissPass etc. werden aktuell noch anhand des Volleyballreglements (VR) final definiert. Genaue Informationen zu den E-Lizenzen folgen im August vor dem Start der neuen Saison.

Für die Mitglieder sind die Vereine die ersten Ansprechpersonen. 

Vereine

Die Vereine haben viele Vorarbeiten geleistet und die Stammdaten im alten VolleyManager überprüft und wo nötig korrigiert und ergänzt. Diese Vorarbeiten erleichtern nicht nur dem Verein selber, sondern auch seinen Lizenzierten die Arbeit im neuen System.

Mit dem Go-Live des neuen VolleyManagers müssen zuerst bestimmte Pflichtfunktionen vergeben werden, um danach die üblichen Spielbetriebsaufgaben ausführen zu können.

Für die Vereine sind die entsprechenden Regionalverbände die ersten Ansprechpersonen. 

Regionalverbände

Mit Volley IT 2.0 sind erstmals alle Regionalverbände in einem System vereint. Auch die Regionen haben viele Vorarbeiten geleistet, so dass mit sauberen Daten im neuen Volleymanager gestartet werden kann. Trix Ewert (für die deutsche Schweiz) und Katja Panchaud (für die französische sowie italienische Schweiz) sind die zwei Ansprechpersonen, die die Regionalverbände während dem Wechsel betreuen und für ihre Fragen zur Verfügung stehen. 

Zeitplan

  • Go-Live neuer VolleyManager: Ende Mai 2022
  • Testung und Finalisierung von Teilbereichen, die für die zurzeit anstehenden Aufgaben noch nicht nötig sind: Ab Juni 2022
  • Öffentliche Kommunikation betreffend E-Lizenzen und Saisonstart: August 2022

Fragen

Ob lizenzierte Person, Verein oder Regionalverband: der neue Volleymanager kann noch so «selbsterklärend» sein – Fragen werden auftauchen. Viele Antworten finden sich im Confluence (Helpcenter) mit Anleitungen und Videos.

Damit das Projekt nicht aus den Rudern läuft, wird die Projektleitung bestehend aus der Geschäftsstelle und den Entwicklern der Firma clicsoft gmbh von einer externen Projektaufsicht überwacht. Diese rapportiert direkt an die Geschäftsprüfungsstelle. Über der Projektleitung wurde ein Steuerungsausschuss definiert aus Mitgliedern des Zentralvorstands und der Geschäftsleitung.